5 Maneiras para automatIzar seu consultório de psicologia.

Automação pode ser uma palavra carregada, e muitos psicólogos compreensivelmente evitam a ideia de que a tecnologia possa ser usada para substituir o elemento humano nas interações com os clientes. 

As automações oferecidas por soluções de software de gerenciamento, por exemplo, irão realmente melhorar sua capacidade de interagir com seus clientes, como por exemplo mais velocidade em um exame para saber como tratar o TDAH, e assim reduzindo o tempo gasto em tarefas administrativas e melhorando a experiência do cliente.

Em cada etapa do processo de nomeação do cliente, desde o agendamento até o recebimento do pagamento e revisão de seus relatórios, a automação pode reduzir a carga administrativa sobre sua equipe, bem como melhorar os resultados para seus clientes e sua prática. Vamos ver alguns dos benefícios de automatizar os processos de seu consultório de psicologia.

Agendamento de compromissos

Com o software de gerenciamento de prática, agendar compromissos é rápido e fácil, sejam eles administrados por sua equipe ou reservados por meio de um portal online em seu site.

Reservas telefônicas

As reservas feitas por telefone são mais eficientes com um sistema adequado, pois sua equipe tem acesso ao gerenciamento de compromissos com um clique que é totalmente personalizável com confirmações automatizadas de compromissos e a capacidade de gerenciar vários calendários centralmente.

Reservas Online

A maioria dos sistemas oferecem a opção de permitir que seus clientes façam reservas online a qualquer momento, enquanto você mantém controle total sobre os médicos, serviços e disponibilidade. As reservas online reduzem seus custos administrativos e podem ser adaptadas às necessidades de sua prática.

Lembretes de compromissos

Assim que o seu cliente tiver agendado um encontro, o próximo passo é certificar-se de que o cliente se lembra de que o agendou! 

Cerca de 52% dos consultórios usam lembretes para reduzir a taxa de não comparecimento de pacientes, muitos deles ainda dependem de ligações. Mas se você quer realmente melhorar a eficiência, os lembretes automatizados são muito mais confiáveis ​​e eficientes. 

Os lembretes de SMS por si só podem reduzir as faltas em 50% ou mais. Isso significa que eles oferecem o duplo benefício de serem mais eficazes e acontecem no piloto automático. Não há necessidade de um membro da equipe passar horas do dia ao telefone tentando entrar em contato com os clientes, sob pena de eles não conseguirem falar ou se distrair com outras tarefas urgentes.

Notas de tratamento

Anotações de progresso de saúde são uma parte essencial de toda prática de psicologia e, se você ainda depende de anotações manuscritas, pode querer mudar para anotações eletrônicas.

Para psicólogos, em particular, notas eletrônicas oferecem uma série de benefícios, incluindo:

  • Eficiência
  • Segurança
  • Consistência
  • Legibilidade

O software de gerenciamento de prática com notas de tratamento clínico permite que você acesse modelos pré-preparados projetados especificamente para uso por psicólogos. Esses modelos podem ser personalizados de acordo com seus requisitos específicos (e você pode criar quantos modelos precisar).

As notas de tratamento são então armazenadas automaticamente no seu sistema, que está em conformidade com as regulamentações, para que você tenha total tranquilidade de que elas estão seguras e protegidas.

Faturamento e pagamento

Esta é outra área em que existe um grande potencial de economia de tempo. Um software de gerenciamento de consultório reduzirá a carga administrativa de sua equipe. Isso se aplica quer você ofereça consultas presenciais ou onlines.

Um sistema de gestão d permitirá que você:

  • Liste um ou vários serviços, você pode cobrar por vários serviços ao mesmo tempo.
  • Incluindo detalhes do seguro, as faturas podem ser configuradas para preencher automaticamente com detalhes do seguro, informações de referência, opções de pagamento e informações do médico.
  • Registre pagamentos totais, parciais e em massa, para que sua papelada esteja sempre atualizada.
  • Integre com um processador de pagamento e seu sistema de contabilidade para precisão e maior eficiência.

Relatórios e análises

Você precisa ter uma ideia clara da saúde financeira de seu consultório. Isso pode ser assustador para muitos profissionais de saúde, onde seu conjunto de habilidades foi desenvolvido em torno de sua experiência clínica, não seu know-how financeiro. 

Um sistema automatizado pode ajudar a tornar esse processo mais simples, pois você não precisa coletar os números manualmente e tem acesso a relatórios que foram configurados para fornecer as informações de que você precisa para tomar decisões e executar ações informadas. Os dados também são flexíveis, podem ser filtrados e agrupados para fornecer uma visão clara da sua prática e podem ser exportados para CSV ou PDF para análise posterior.

Capacidades de telessaúde

A mudança mais recente e empolgante para muitos psicólogos é a introdução dos serviços de telessaúde. Com os impactos do COVID-19, mais práticas e clientes começaram a explorar esta opção, e parece que a Telessaúde veio para ficar! 

Além de lhe dar mais flexibilidade, a telessaúde pode abrir novas áreas para a sua expansão, pois os clientes que não puderam visitar fisicamente seu consultório devido a restrições geográficas agora têm uma forma de acessar seus serviços.

Tal como acontece com outras automações, essa tecnologia deve melhorar sua capacidade de se conectar com os clientes. Com muitas opções diferentes de software Telehealth disponíveis, é importante fazer sua lição de casa para identificar uma opção intuitiva e segura que facilitará suas sessões de terapia.

Em termos de automação, o software de gerenciamento que inclui um recurso integrado de Telehealth é a solução ideal porque tornará mais fácil:

  • Conecte-se ao cliente para a sessão
  • Faturar clientes e receber pagamentos, você pode emitir a fatura imediatamente e receber o pagamento antes ou depois da sessão, ignorando a necessidade de hardware.
  • Faça anotações de progresso, seu PMS já está configurado para fazer anotações eletrônicas, portanto, atualizá-las após uma consulta de telessaúde não é diferente.
  • Agende compromissos, você já tem os dados de contato do cliente atualizados no software.
  • Marque uma consulta de acompanhamento, isso pode ser feito no final da sessão, e uma confirmação da consulta pode ser enviada automaticamente para o cliente.

Se você está procurando maneiras de introduzir eficiência em seu consultório de psicologia, o sistema de gerenciamento é essencial. Com recursos projetados para atender às suas necessidades administrativas e melhorar a experiência do cliente, irá agilizar seus processos internos, liberando você para focar no aspecto mais importante de sua prática: ajudar seus clientes.

 

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